La importancia de la digitalización para el resguardo de la información judicial

En lo que va del año se digitalizaron en el Centro de Documentación Digital del Poder Judicial, alrededor de 25.000 fojas de sentencias, que remiten los distintos organismos jurisdiccionales.

Con escáneres automáticos, distribuidos en tres puestos de trabajo, llevan hasta ahora un 13% del trabajo procesado del total anual. Se espera un aumento debido al incremento de causas que se registra año a año.

El Ing. Juan María Martínez Gramajo, coordinador del organismo, señaló que por año se procesan alrededor de 400 libros, que significa 100.000 fojas doble faz o sea 200.000 imágenes.

Desde 2014, fecha de creación de esta dependencia, se realizaron 123.500 páginas digitalizadas de libros y 513.600 sentencias en hojas sueltas, que se almacenan por año y por Juzgado.

En cuanto al proceso que se realiza para la digitalización, el responsable mencionó que en primer lugar se realiza un control de secuencia en el que se verifica que la foliatura esté correcta y las firmas y sellos correspondientes, de lo contrario se remiten a su lugar de origen para salvar cualquiera de estas omisiones involuntarias.

Luego, se divide el lote de fojas y se arman los libros con una cantidad aproximada de 250 hojas, que es la cantidad máxima para encuadernar y que no resulte volumen inmanejable.

Posteriormente, se distribuye entre el personal especializado para su escaneo.

Finalizado este paso, se realiza un control de calidad que es el procedimiento de revisar que todas las imágenes estén en su correcta secuencia y óptima calidad.

Seguidamente se transfiere toda esta información desde los puestos de trabajo hacia el servidor exclusivo donde queda almacenada y resguardada toda la documentación digital, en el Data Center del Poder Judicial.

Más tarde, se remiten los volúmenes digitalizados al área de Imprenta para ser encuadernados.